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为进一步统一思想，明确目标，确保湖泊建档工作有序推进，5月25日，荆州市湖泊建档工作协调推进会在洪湖召开。市档案局副局长张晏、业务指导科全体同志，市洪湖湿地自然保护区管理局、洪湖市档案局、监利县档案局局长、分管领导、业务科长参加会议。
市洪湖湿地自然保护区管理局、洪湖市档案局、监利县档案局相关负责人分别就前阶段湖泊建档工作的进展、面临的困难和下阶段的打算作了交流发言。与会人员查看了前期湖泊建档工作成果，讨论通过了《荆州市洪湖湿地自然保护区管理局荆州市档案局关于成立洪湖湖泊建档工作领导小组的通知》，成立了以市洪湖湿地管理局局长朱俊华为组长，市洪湖湿地管理局副局长施昌好、张晏为副组长，洪湖市、监利县档案局局长等为成员的领导小组，明确了领导小组办公室成员、各成员单位的具体职责及湖泊建档工作的时间安排，为下阶段的湖泊建档工作打下了坚实基础。
张晏在讲话中指出，湖泊建档工作既是保存湖泊记忆、展示湖泊风貌的需要，更是洪湖湿地局自身发展和档案部门服务民生、服务生态文明建设，不断拓宽服务领域的需要。省档案局今年将湖泊建档列为五项重点业务工作之一，并将湖泊档案课题交付给荆州，我们要不辱使命，勇于揽责。荆州湖泊众多，洪湖又是全省最大的湖泊，开展湖泊建档具有引领和示范作用。下一步要努力做到以下几点：一是明确专班。进一步明确具体工作成员、工作职责和工作进度安排；二是强化收集。湖泊发展历史跨度长、湖泊涉及部门多，资料繁杂、档案基础薄弱，这些因素增大了湖泊建档工作难度，在当前湖泊资料欠缺的情况下，凡与湖泊相关的生产生活材料要应收尽收，突出原始原生、原件的特性，以湖泊现状、规划、管理、生态修复和治理等为收集范围，加强照片、录像、宣传片等各门类载体的收集，不断丰富湖泊档案资源建设；三是拟定办法。在全面收集、整理的基础上，市县两级档案局共同起草《湖北省湖泊档案管理办法（征求意见稿）》，建立全省湖泊建档工作规范。四是主动对接。档案部门要主动加强与水利、林业、环保、气象等部门的联系、沟通，构建起湖泊建档管理网络，推进湖泊建档工作全面、稳步发展；五是摄影比赛。按照省局要求，搞好宣传发动，全力做好全省摄影比赛相关工作。（荆州市档案局 洪湖市档案局）