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询价招标文件
项目编号:
项目名称：荆州市档案局馆藏档案数字化质量检查项目
荆州市档案局
总 目 录
第一章 询价公告.
第二章 投标人须知.
第三章 采购内容、技术指标及要求.
二、商务要求.
第一章 询价公告
荆州市档案局关于荆州市档案局馆藏档案数字化质量检查项目采购荆采计备〔2016〕xm02128号的询价公告
荆州市档案局对荆州市档案局馆藏档案数字化质量检查项目组织询价采购，现欢迎符合规定条件的企业参加询价投标。
一、项目名称：荆州市档案局馆藏档案数字化质量检查项目
二、项目说明：
规格要求及数量详见本询价文件第三章内容
预算金额：28万元
三、合格的投标人
（一）营业执照的经营范围需包含档案整理、档案数字化服务的相关内容；
（二）投标人具有省级以上国家保密管理部门颁发的涉密档案数字化资质，无外资背景、外籍人员。
四、询价文件获得：
1、获得时间：公示之日至2016年12月30日截止（北京时间，下同）。
2、获得方式：荆州市档案局；
五、询价有关事项
1、询价投标地点：荆州市档案局。
2、询价响应文件递交截止/开始询价时间：2017年1月10日9:30
3、投标人须派授权代表出席询价会议（授权代表应当携带身份证原件出席）。
六、项目业务咨询：
1、采购人：荆州市档案局联系人：毛爱民电话：0716-8441099
第二章 投标人须知
一、总则
1、适用范围
本询价文件仅适用于荆州市档案局馆藏档案数字化质量检查项目。
2、定义
2.1“采购人”系指本次询价采购货物的单位“荆州市档案局”。
2.2“投标人”系指参加本次询价采购活动的企业。
2.3“货物”系指按本询价文件中采购人所购买的设备或服务。
2.4“服务”系指按本询价文件规定，成交企业须承担的设备运输、质保、安装及其他配套九游会体育首页的售后服务等义务。
3、采购方式、合格的投标人
3.1 本次采购采取询价的方式。
3.2 投标人的资质要求 参阅询价公告。
4、参加询价的费用
投标人应自行承担所有与参加本次询价有关的费用。不论询价的结果如何，询价组织人在任何情况下均无义务和责任承担这些费用。
二、询价响应文件的编制
5、询价响应文件
5.1 询价响应文件以及投标人与询价组织人就有关本次采购事宜的所有来往函电均应使用简体中文。
5.2询价响应文件所使用计量单位，均须采用国家法定计量单位（另有规定除外）。
6、询价响应文件份数和签署
6.1投标人只须填报开标一览表。
7、投标文件的递交
7.1投标文件的密封与标记
投标文件的开标一览表均采用信封分别密封。信封上注明项目名称、询价人名称和地址、 “不准提前启封”字样。信封封口处须用白封条加以覆盖密封并加盖企业公章或法人授权代表签字。
7.2投标文件投递截止时间：参阅投标公告。
三、询价与确定成交
8、询价小组组成
按照《政府采购法》第三十八条的规定，组建询价小组；
9、询价响应文件初审
查验参加询价的企业资质、资格是否符合询价文件要求以及参加询价的企业递交的询价文件，并确定合格企业；
10、合格投标人的报价为成交的最终依据。
四、授予合同
11、合同授予标准
11.1 询价小组将对实质性响应询价文件要求的投标人进行评审。完全响应询价要求的前提下，采用最低价法评标确定一名预中标人（询价小组判断属低于成本价的除外）。
11.2 询价组织人在授标时根据采购人的实际需求，有权对询价文件中所述货物在小幅度内调整其数量权利。
12、成交通知书
12.1询价成交结果将在现场公示。
12.2询价组织人发成交通知书，成交通知书将是合同的一个组成部分。
13、签订合同
成交人应按成交通知书指定的时间、地点与甲方（采购人）签订合同。询价文件、成交人的询价响应文件及澄清文件等，均为签订合同的依据。
14.解释权
14.1本招标文件是根据国家有关法律、法规以及政府采购管理有关规定编制，解释权属本采购代理机构。
第三章 采购内容、技术指标及要求
一、馆藏档案数字化质量检查的内容和要求
此次招标的质量检查工作主要是对荆州市档案馆馆藏档案数字化加工项目中标供应商开展工作的质量进行监督管理。本项目工作范围包括但不限于：协助采购人制定数字化加工方案，拟订质量检查实施细则、工序质量检查与质量评定、数字化成果质量验收等工作及技术咨询顾问。
（一）准备阶段
1.了解采购人意图、要求，收集必要的资料。
2.审核实施方案，完善、细化项目的技术要求并提出优化建议。
3.检查作业场地规划布置、设备配置情况。
（二）实施阶段
1.基本流程
接收完工后档案——实体和数字化成果预验收——验收档案——数据移交
(1) 接收完工后档案：馆藏档案数字化项目中标供应商将已完成数字化加工并装订还原的档案和相应的流程单一并移送至质量检查岗位，中标供应商按照馆藏档案数字化项目中标供应商的加工进度实时对档案进行质量检查，为采购人作预验收。
(2) 实体和数字化成果预验收：中标供应商使用馆藏档案数字化项目中标供应商提供的验收系统对其移交的档案实体和扫描的图像文件进行逐页检查。档案实体要求进行100%检查，图像文件tiff格式（无tiff格式的检查jpeg格式）要求100%检查，其余格式按10%抽查。发现错误时，依照档案装订方式，以单份文件或案卷为单位将档案实体及对应的图像文件（单纯档案实体整理装订错误可不退回图像文件）退回馆藏档案数字化项目中标供应商修改，并将错误记录在册，由馆藏档案数字化项目中标供应商项目管理人员签名确认。经确认的错误，按照每个错误5元的标准奖励中标供应商（在阶段结算时支付）。通过预验收的档案，归还馆藏档案数字化项目中标供应商统一管理。
(3) 验收档案：采购人按全宗按目录分阶段分批对中标供应商提交的已通过预验收的数据进行正式验收，原则上每一至两周组织一次验收。验收以抽检方式进行，抽检比率不低于4%。抽检采取一票否决制，抽检合格率应达到100%，达不到100%定为“不通过”，并全部发回中标供应商重新检查。同一批次档案两次抽检不通过，将处以项目全部费用0.1%的罚款（在阶段结算时扣除）。
(4) 数据移交：验收合格的数字化成果数据由馆藏档案数字化项目中标供应商向采购人进行数据移交。
2.质量检查汇总：中标供应商需每月向采购人提交经规范整理的质量检查报表，包括档案检查明细，工作量统计，错误类型汇总等。质量检查中出现的问题必须及时向采购人汇报，由采购人与馆藏档案数字化项目中标供应商进行沟通。
3.质量验收要求
对实体整理装订质量，图像的质量，图像和实体的对应，图像与目录的对应，数据完整性等方面进行多重质量监控和检查。
(1) 档案整理、装订要求
a) 档案数量齐全，不漏页(确属原件原来缺页的，需在相应的文件级条目的备注栏中予以注明)。
b) 档案目录清晰、完整、排列有序，并与档案实体相符。
c) 盒内文档的各种编号与盒面各项相符。
d) 文件排列顺序正确。
e) 文件放置方向正确。不能出现上下、左右、前后颠倒。
f) 案卷内旧的卷内文件目录不能丢弃。这些旧目录不编页号、不扫描、不计算页数，放在相应案卷的最后，与该卷文件一起装订。
g) 尽量不要订住文件的有效信息。文件页面装订位置足够的，不能订住文件的有效信息；原有装订位置不足的，应尽量少订住文件的有效信息，或按原装订位置装订。
h) 按原样折叠。案卷、文件内纸张幅面过大的，按原样折叠。
i) 文件要对齐。文件应沿左侧、下侧对齐。
j) 装订要结实，不能出现掉页现象。采用三孔一线装订方式的，装订孔距要适当，装订线要勒紧，但也不能缩紧，结头结在背后，装订的案卷既要结实，又要平整美观；采用粘接方式装订的，要用淀粉浆糊粘接；采用订书钉装订的，订书钉须为质量较好的不锈钢订书钉。
k) 不能损坏文件。无论是对文件进行折叠还是钻孔等，都不能损坏文件。
(2) 电子目录质量要求
a) 文件目录齐全完整，目录顺序与档案实体顺序一致、内容相符，不存在无目录条目情况。
b) 目录项齐全完整，不存在必著项空白情况。
c) 目录项规范、准确，数据格式符合规范。
(3) 图像质量要求
a) 扫描图像清晰、完整，不漏扫、不误扫、不多扫，应保证档案实体可识别的内容其扫描影像的屏幕显示结果和打印结果均可识别。
b) 图像的方向要符合阅读习惯，图像的偏斜角度(顺/逆时针方向)不大于1度。
c) 图像的背景色调不能太深，要求能用黑白激光打印机打印出清晰的扫描图像。
d) 图像文件与档案实体一一对应。
e) 图像文件及用于图像存储的文件夹命名符合采购人要求。
(4) 数据挂接质量要求
a) 通过每一份文件的目录条目可唯一关联到其对应的图像文件。
b) 确保图像文件能正常打开，图像文件内容与档案实体内容相符、页序页数相同。
四、项目人员配备要求
1. 在项目实施期间，中标供应商必须成立不少于4名工作人员的项目质量检查小组，并将有关人员名单和联络方式报采购人（提供人员资格证书、职称证书等复印件）。
2.中标供应商如需更换项目负责人或专业技术人员，应提前10天以书面形式通知采购人，并征得采购人同意。采购人认为中标供应商人员不称职的，中标供应商应当在收到采购人的书面通知10天内更换。
3 .质量检查人员定期主持召开项目协调会议，汇报项目进度，提出质量检查意见，并形成会议纪要。
五、项目进度要求
1.中标供应商工作人员的工作时间：法定工作时间每天8：30－17：30。
2.中标供应商可根据馆藏档案数字化项目中标供应商送检进度安排人员工作，馆藏档案数字化项目中标供应商以全宗为单位向b标中标供应商移交实体和数字化成果（每月不少于一次），中标供应商应保证档案质量检查周期不超过10个工作日，即从馆藏档案数字化项目中标供应商将档案送检算起，10个工作日内完成质量检查并归还馆藏档案数字化项目中标供应商。中标供应商须提供每日清单交采购人管理人员检查。除经采购人确认的特殊情况外，因中标供应商单方原因每累计有3次超过档案质量检查周期的标准，采购人将对中标供应商处以项目全部费用0.1%的罚款。
3. 在项目实施阶段，中标供应商所有直接影响数字化加工质量和进度的情况要及时与采购人沟通解决。否则，若因此影响加工质量或进度，产生不良后果，采购人有权解除与中标供应商的合同。
六、项目相关要求
1. 投标人应在投标文件中明确数字化质量检查现场的安全、保密、人员管理制度。
2. 投标人应在投标文件中根据本项目需求提出：（1）档案实体和数字化成果质量检查以及数据检测方案；（2）项目任务分析，人力资源、设备配置。
（3）项目实施方案（包括项目启动计划）、后勤保障计划、服务质量承诺、九游会体育首页的售后服务方案等；
3. 投标人应在投标文件中特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：本项目服务期期满后的服务方式和费用，以及服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。
4. 投标人须提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施，签订保密协议和个人安全保密承诺书。在质量检查过程中，不能丢失、损毁档案；对质检过程中和质检完成的档案数据，保证信息安全。
二、付款方式
一年一结算，
分别于2017年年底、2018年年底、2019年年底结算。
附件1 开标一览表
投标人名称：
单 位：人民币元
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序号
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项目名称
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总价
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服务期
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投标申明
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荆州市档案局馆藏档案数字化质量检查项目
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合计大写：
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投标人代表签字：
日期：
注：1、此表应按“投标人须知”的规定密封标记单独提交。
2、如设备不能按招标文件要求交货的请在投标申明栏中注明产品名称和交货时间。
3、投标人报价必须含运输、设备安装、调试等一切费用。