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7月16日，洪湖市档案局召开国家二级档案馆创建工作动员会。会上宣读了《洪湖市档案局创建国家二级档案馆实施方案》，成立了由局长挂帅，领导班子成员及各科室负责人为成员的创建工作领导小组，形成了一级抓一级，一级带一级，层层有压力，人人有责任，事事有人管，分分有保障的创建合力，为创建工作的顺利开展提供了组织保障。
动员会上，市档案局局长刘柏山同志做了动员讲话，提出四点要求：一要高度重视，全力以赴；二要突出重点，统筹兼顾；三要明确任务，落实责任；四要注重落实，务求实效，关键在做。要求做到三个到位：一是认识到位；二是工作到位；三是配合到位。强调从现在起全体干部职工都要行动起来，把各项任务分解到科室、分解到人，倒排工期，定期召开进度会议，及时分析、研究解决工作中出现的各种问题。全体干部职工要认清形势，树立信心，鼓足干劲，以昂扬向上、奋发有为的精神状态，迅速投入到创建工作中去，确保2014年10月底前完成创建工作。